Polityka Prywatności – Business Agent

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku ze sprzedażą i korzystaniem z produktu Business Agent („Produkt"), świadczeniem Usługi wdrożeniowej oraz umawianiem i prowadzeniem Rozmów o dopasowaniu, oferowanych pod adresem headtrip.pl/business-agent („Strona").

1.2. Administratorem danych osobowych jest:

(„Administrator").

1.3. Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, ponieważ nie zachodzą okoliczności wskazane w art. 37 ust. 1 RODO. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod adresem wskazanym w pkt 1.2.

1.4. Administrator przetwarza dane zgodnie z:

• –Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO");
• –ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną;
• –ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej („PKE");
• –Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1689 z dnia 13 czerwca 2024 r. („AI Act").

1.5. Definicje. Pojęcia pisane wielką literą, niezdefiniowane w niniejszej Polityce, mają znaczenie nadane im w Regulaminie sprzedaży i korzystania z produktu Business Agent, dostępnym na Stronie. W szczególności:

• –Klient – podmiot, który złożył Zamówienie na Produkt;
• –Użytkownik – osoba odwiedzająca Stronę lub kontaktująca się z Administratorem, niebędąca jeszcze Klientem;
• –Agent – skonfigurowane przy użyciu Produktu środowisko robocze Klienta na Platformie AI;
• –Platforma AI – usługa Claude dostarczana przez Anthropic PBC.

2. Zakres Polityki – czyje dane przetwarzamy, a czyich nie

2.1. Co przetwarzamy

Administrator przetwarza wyłącznie dane osobowe związane z:

• –procesem sprzedaży Produktu (zamówienie, płatność, faktura, dostarczenie plików);
• –korespondencją prowadzoną z Użytkownikami i Klientami;
• –korzystaniem ze Strony (logi serwera, pliki cookies);
• –umawianiem i prowadzeniem Rozmów o dopasowaniu oraz Sesji wdrożeniowych (formularz kwalifikacji, rezerwacja terminu, wynik rozmowy);
• –działaniami marketingowymi i reklamowymi, jeżeli Użytkownik wyraził na nie zgodę.

2.2. Czego nie przetwarzamy

Z zastrzeżeniem wyjątków opisanych w pkt 3.4 i 3.5, Administrator nie otrzymuje, nie gromadzi, nie przechowuje, nie przegląda ani nie przetwarza danych, które Klient wprowadza do Agenta, w szczególności:

• –informacji o przedsiębiorstwie Klienta (Wiedza o firmie);
• –danych sprzedażowych, finansowych, księgowych i transakcyjnych Klienta;
• –danych osobowych klientów, kontrahentów, pracowników i współpracowników Klienta;
• –eksportów z systemów Klienta oraz jakichkolwiek plików wgrywanych przez Klienta do jego środowiska;
• –treści rozmów Klienta z Agentem, zapytań ani odpowiedzi generowanych przez Agenta.

2.3. Dlaczego tak jest

Produkt jest pakietem plików konfiguracyjnych, a nie usługą świadczoną na infrastrukturze Administratora. Klient uruchamia go we własnym, niezależnym środowisku Platformy AI, do którego Administrator nie ma dostępu. Administrator nie utrzymuje serwerów obsługujących działanie Agenta, nie pośredniczy w przesyłaniu zapytań ani odpowiedzi i nie prowadzi rejestrów aktywności Klienta w jego środowisku.

3. Jakie dane przetwarzamy

3.1. Dane podawane przy składaniu Zamówienia

• –adres e-mail;
• –imię i nazwisko albo nazwa przedsiębiorcy;
• –dane do faktury: nazwa, adres siedziby, numer NIP;
• –dane transakcyjne przekazywane przez operatora płatności (identyfikator Zamówienia i transakcji, kwota, status, metoda płatności, ostatnie cyfry karty), a także wybrany Wariant, identyfikator zgłoszenia oraz dane o źródle wejścia na Stronę: parametry kampanii, identyfikatory kliknięcia reklamy, adres strony odsyłającej i strony wejścia z ostatniego wejścia przed Zamówieniem, a z pierwszego wejścia wyłącznie po wyrażeniu zgody na technologie marketingowe (pkt 11.4);
• –treść oświadczeń składanych przed płatnością: akceptacja Regulaminu i Polityki Prywatności oraz, jeżeli została udzielona, zgoda na otrzymywanie informacji handlowych, wraz z pełną treścią i numerem wersji zaakceptowanych dokumentów, znacznikiem czasu złożenia oświadczenia, adresem IP, informacją o przeglądarce i urządzeniu oraz adresem strony, na której oświadczenie zostało złożone.

Administrator nie otrzymuje i nie przechowuje pełnych numerów kart płatniczych ani danych uwierzytelniających do płatności – są one przetwarzane wyłącznie przez operatora płatności.

Podanie danych wskazanych w niniejszym punkcie jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i wykonania umowy. Ich niepodanie uniemożliwia złożenie Zamówienia i dostarczenie Produktu. Podanie numeru NIP i danych firmy jest warunkiem złożenia Zamówienia, ponieważ Produkt oferowany jest wyłącznie przedsiębiorcom (Regulamin, pkt 1.6 i 10.6).

3.2. Dane zbierane automatycznie (logi systemowe)

• –adres IP;
• –typ urządzenia, przeglądarki i systemu operacyjnego;
• –znaczniki czasu (data i godzina wejścia, czas aktywności);
• –dane geolokalizacyjne na poziomie kraju lub regionu, ustalane z adresu IP;
• –dane o aktywności na Stronie zbierane przez pliki cookies (pkt 11).

3.3. Dane przetwarzane w związku z korespondencją

• –imię i nazwisko lub nazwa;
• –adres e-mail;
• –treść korespondencji oraz załączników przesłanych przez nadawcę.

Podanie tych danych jest dobrowolne, ale niezbędne do udzielenia odpowiedzi.

3.4. Dane przetwarzane w związku z pomocą przy uruchomieniu i Sesją wdrożeniową

Jeżeli Administrator udziela Klientowi dobrowolnej pomocy przy uruchomieniu Produktu (pkt 12 Regulaminu) albo przeprowadza Sesję wdrożeniową (pkt 3.7 Regulaminu):

• –przetwarzany jest adres e-mail, imię i nazwisko oraz treść korespondencji, w tym Zgłoszenia zbiorczego;
• –w przypadku sesji online przetwarzane są dane niezbędne do jej umówienia i przeprowadzenia (imię, adres e-mail, termin, link do spotkania), za pośrednictwem narzędzia do rezerwacji i narzędzia do wideokonferencji wskazanych w pkt 7.1;
• –Administrator nie nagrywa sesji, chyba że strony wyraźnie uzgodnią inaczej;
• –Administrator nie otrzymuje danych logowania ani dostępu do systemów Klienta;
• –Klient odpowiada za to, aby nie prezentować podczas sesji danych osobowych osób trzecich; informacje o swoim przedsiębiorstwie Klient pokazuje według własnej decyzji, w zakresie potrzebnym do przeprowadzenia sesji. Przypadkowe wyświetlenie danych osobowych osób trzecich na ekranie nie skutkuje ich utrwaleniem przez Administratora ani nie oznacza powierzenia mu przetwarzania.

3.5. Dane przekazane wbrew zakazowi

Jeżeli Klient przekaże Administratorowi dane wbrew pkt 8.4 Regulaminu (np. prześle mailem eksport zawierający dane osobowe):

• –Administrator usunie je niezwłocznie, bez zapoznawania się z treścią w zakresie wykraczającym poza czynności niezbędne do identyfikacji i usunięcia;
• –do czasu usunięcia dane objęte są środkami bezpieczeństwa stosowanymi przez Administratora do własnych systemów, zgodnie z art. 32 RODO;
• –przekazanie takie nie oznacza powierzenia Administratorowi przetwarzania danych w rozumieniu art. 28 RODO;
• –Administrator nie przechowuje kopii takich danych, z zastrzeżeniem czasu ich pozostawania w kopiach zapasowych systemu pocztowego do momentu ich automatycznego nadpisania, zgodnie z pkt 8 niniejszej Polityki.

3.6. Dane związane z identyfikacją egzemplarza Produktu

Zgodnie z pkt 13.8 Regulaminu każdy egzemplarz Pakietu jest przygotowywany indywidualnie dla danego Zamówienia i zawiera indywidualne oznaczenia: dokument licencyjny (Identyfikator Licencji, nazwa i numer NIP Klienta, numer Zamówienia, wersja, data wydania), oznaczenia w treści plików (Identyfikator Licencji i unikalny znacznik egzemplarza) oraz plik z sumami kontrolnymi. Administrator prowadzi rejestr wydanych egzemplarzy obejmujący te dane.

• –podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie praw własności intelektualnej i przeciwdziałaniu bezprawnemu rozpowszechnianiu; w zakresie przygotowania i dostarczenia egzemplarza także art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy);
• –zakres: wyłącznie dane już podane przy Zamówieniu oraz nadane przez Administratora identyfikatory techniczne (Identyfikator Licencji, znacznik egzemplarza); oznaczenia nie rozszerzają zakresu przetwarzanych danych osobowych;
• –czego nie obejmuje: oznaczenia nie przekazują Administratorowi żadnych informacji o sposobie korzystania z Produktu, o treści pracy Agenta ani o danych Klienta; nie służą monitorowaniu ani profilowaniu.

3.7. Wiek

Produkt przeznaczony jest dla osób pełnoletnich, posiadających pełną zdolność do czynności prawnych, działających w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą lub zawodową. Administrator nie przetwarza świadomie danych osób niepełnoletnich. W razie powzięcia informacji, że dane dotyczą osoby poniżej 18 roku życia, zostaną one niezwłocznie usunięte.

3.8. Dane z formularza kwalifikacji, rezerwacji i Rozmowy o dopasowaniu

Jeżeli Użytkownik wypełnia formularz kwalifikacji lub rezerwuje Rozmowę o dopasowaniu, Administrator przetwarza:

• –odpowiedzi z formularza (czym zajmuje się firma, liczba osób w firmie, korzystanie z Claude lub innych narzędzi AI, główna potrzeba);
• –adres e-mail podany w formularzu kwalifikacji (do przesłania potwierdzenia terminu i jednorazowego kontaktu w sprawie rozmowy, jeżeli rezerwacja nie zostanie dokończona);
• –imię, adres e-mail i termin rozmowy podane w narzędziu do rezerwacji oraz informacje dopisane przez Użytkownika przy rezerwacji;
• –identyfikator zgłoszenia nadany przez Administratora, miejsce na Stronie, z którego wysłano zgłoszenie, parametry kampanii z adresu Strony, domenę strony odsyłającej oraz typ urządzenia (komputer albo telefon);
• –informacje zapisane przez Administratora po rozmowie: czy rozmowa się odbyła, rekomendowany Wariant, wynik (zakup albo jego brak), wartość sprzedaży, powód braku zakupu i krótką notatkę z rozmowy.

Notatka z rozmowy jest ograniczona do informacji biznesowych istotnych dla relacji z potencjalnym klientem (np. cena, termin, brak potrzeby, zakres zainteresowania, powód rezygnacji). Administrator nie zapisuje zbędnych informacji o cechach ani życiu prywatnym osoby. Identyfikator zgłoszenia może być przekazany do narzędzia do rezerwacji jako parametr rezerwacji oraz umieszczony w indywidualnym linku do Zamówienia przesłanym po rozmowie, aby powiązać rezerwację i Zamówienie ze zgłoszeniem.

Po rozmowie Administrator przesyła wyłącznie ofertę lub indywidualny link do Zamówienia, o które Użytkownik poprosił. Inne informacje handlowe Administrator przesyła wyłącznie osobom, które wyraziły na to zgodę (pkt 12).

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do umówienia rozmowy. Jeżeli Zamówienie jest składane bez rozmowy, zgłoszenie z identyfikatorem, Wariantem i źródłem wejścia powstaje w chwili przejścia do płatności.

3.9. Pomiar skuteczności reklam Meta po stronie serwera

Jeżeli Użytkownik wyrazi zgodę na cookies marketingowe (pkt 11.4), Administrator przekazuje do Meta Platforms Ireland Ltd. informacje o zdarzeniach na Stronie także bezpośrednio ze swojego serwera (Meta Conversions API), obok piksela Meta w przeglądarce. Dotyczy to zdarzeń: wysłanie formularza kwalifikacji, rezerwacja Rozmowy o dopasowaniu oraz zakup. Obie kopie zdarzenia mają ten sam identyfikator (identyfikator zgłoszenia, identyfikator rezerwacji albo identyfikator sesji płatności), dzięki czemu Meta liczy zdarzenie raz.

Wraz ze zdarzeniem Administrator przekazuje:

• –pseudonimowy identyfikator odwiedzającego z pliku cookie ht_vid (losowy ciąg zakładany dopiero po zgodzie marketingowej, ważny 13 miesięcy, usuwany po cofnięciu zgody), w postaci skrótu SHA-256;
• –identyfikatory Meta z plików cookie _fbp i _fbc, adres IP i opis przeglądarki;
• –przy formularzu kwalifikacji i rezerwacji: adres e-mail oraz imię i nazwisko wyłącznie w postaci skrótu SHA-256, obliczonego na serwerze Administratora; Meta nie otrzymuje tych danych w postaci jawnej (pkt 7.2.4);
• –przy zakupie: dane opisane w pkt 7.2.4, także wyłącznie w postaci skrótu.

Identyfikatory reklamowe zapisane przy zgłoszeniu (ht_vid, _fbp, _fbc, opis przeglądarki) Administrator przechowuje do 90 dni od rezerwacji rozmowy albo od zgłoszenia, jeżeli do rezerwacji nie doszło, po czym je usuwa (pkt 8). Bez zgody marketingowej Administrator nie zapisuje tych identyfikatorów i nie wysyła zdarzeń z serwera. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO; zgodę można cofnąć w każdej chwili w ustawieniach cookies (pkt 11.7), bez wpływu na zgodność przetwarzania sprzed cofnięcia. Zasady współadministrowania z Meta określa pkt 7.2.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

4.1. Zawarcie i wykonanie umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO

• –przyjęcie i realizacja Zamówienia;
• –obsługa płatności;
• –przygotowanie indywidualnego egzemplarza Pakietu i wysłanie na wskazany adres e-mail wiadomości z linkiem do jego pobrania, aktywnym przez 72 godziny, oraz ponowne udostępnienie Pakietu na zgłoszenie Klienta (pkt 11.4 Regulaminu);
• –wsparcie przy uruchomieniu w okresie wskazanym w Regulaminie;
• –umówienie i przeprowadzenie Rozmowy o dopasowaniu oraz przedstawienie oferty na żądanie Użytkownika (działania przed zawarciem umowy);
• –realizacja Usługi wdrożeniowej: rezerwacja i przeprowadzenie Sesji wdrożeniowej oraz obsługa Zgłoszenia zbiorczego;
• –komunikacja dotycząca Zamówienia i Licencji.

Jeżeli osoba, której dane dotyczą, nie jest stroną umowy, lecz działa w imieniu przedsiębiorcy będącego Klientem lub potencjalnym Klientem (w szczególności członek organu, pracownik, Użytkownik umawiający Rozmowę o dopasowaniu w imieniu firmy, uczestnik Sesji wdrożeniowej), jej dane przetwarzane są w powyższych celach na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na zawarciu i wykonaniu umowy z tym przedsiębiorcą (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

4.2. Obowiązki prawne – art. 6 ust. 1 lit. c RODO

• –wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych;
• –realizacja obowiązków podatkowych i rachunkowych;
• –realizacja obowiązków wynikających z RODO, w tym obsługa żądań osób, których dane dotyczą;
• –wykazanie, że osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie danych, zgodnie z art. 7 ust. 1 RODO;
• –realizacja obowiązków wynikających z przepisów o ochronie konsumentów, w zakresie, w jakim mają zastosowanie.

4.3. Obsługa korespondencji, reklamacji i roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO

• –kontakt z Użytkownikami i Klientami (lit. b, gdy dotyczy zawartej umowy; lit. f w pozostałych przypadkach);
• –rozpatrywanie reklamacji;
• –utrwalenie faktu i treści akceptacji Regulaminu i Polityki Prywatności w celu wykazania zawarcia umowy i jej warunków (lit. b i f);
• –ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń – prawnie uzasadniony interes Administratora (lit. f).

4.4. Ochrona praw do Produktu – art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest ochrona przysługujących mu praw własności intelektualnej oraz tajemnicy przedsiębiorstwa. W tym celu Administrator prowadzi rejestr wydanych egzemplarzy (pkt 3.6) oraz może przetwarzać dane Klienta w zakresie niezbędnym do ustalenia naruszenia Licencji (pkt 13 Regulaminu) i dochodzenia związanych z tym roszczeń.

4.5. Bezpieczeństwo i zapobieganie nadużyciom – art. 6 ust. 1 lit. f RODO

• –logi serwera służące wykrywaniu nieprawidłowości;
• –ochrona przed botami, nadużyciami i atakami;
• –zapewnienie integralności i dostępności Strony.

4.6. Analityka i statystyka – art. 6 ust. 1 lit. a RODO

Analiza ruchu na Stronie wyłącznie na podstawie zgody wyrażonej w bannerze cookies.

4.7. Marketing, reklama i pomiar skuteczności – art. 6 ust. 1 lit. a RODO

Pomiar skuteczności reklam, atrybucja konwersji, remarketing i tworzenie grup odbiorców – wyłącznie na podstawie zgody. Szczegóły w pkt 7.2 i 11.

4.8. Marketing własny (newsletter) – art. 6 ust. 1 lit. a RODO

Wyłącznie na podstawie dobrowolnej zgody wyrażonej przez zaznaczenie odpowiedniego pola. Zgoda może być wycofana w każdym czasie.

4.9. Ocena skuteczności sprzedaży i kanałów pozyskania – art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Administrator łączy zgłoszenie, rozmowę i Zamówienie ze źródłem wejścia na Stronę oraz zapisuje wynik rozmowy i powód braku zakupu, aby ulepszać ofertę, Stronę i działania reklamowe. Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest ocena skuteczności własnej sprzedaży. W ramach tego celu Administrator nie przekazuje danych osobowych dostawcom narzędzi reklamowych. Przysługuje prawo sprzeciwu (art. 21 RODO).

5. Rozgraniczenie ról – dane w środowisku Klienta

5.1. W odniesieniu do danych wprowadzanych przez Klienta do Agenta, w tym danych osobowych jego klientów, kontrahentów i pracowników:

• –administratorem tych danych jest wyłącznie Klient;
• –HEADTRIP Sp. z o.o. nie jest ani administratorem, ani podmiotem przetwarzającym w rozumieniu art. 4 pkt 7 i 8 RODO;
• –nie zachodzi podstawa do zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO) pomiędzy Klientem a Administratorem.

5.2. Obowiązki Klienta jako administratora. Klient samodzielnie i na własną odpowiedzialność:

• –ustala podstawę prawną przetwarzania danych, które wprowadza do Agenta;
• –realizuje obowiązki informacyjne wobec osób, których dane dotyczą (art. 13 i 14 RODO);
• –prowadzi rejestr czynności przetwarzania;
• –ocenia konieczność przeprowadzenia oceny skutków dla ochrony danych (art. 35 RODO);
• –zawiera umowę powierzenia przetwarzania z dostawcą Platformy AI oraz z innymi swoimi podwykonawcami;
• –realizuje żądania osób, których dane dotyczą;
• –odpowiada za zgłaszanie naruszeń ochrony danych osobowych.

5.3. Zalecenia dla Klienta. Administrator zaleca, aby Klient:

• –przed wprowadzeniem danych do Agenta ograniczał je do zakresu niezbędnego (zasada minimalizacji), a tam gdzie to możliwe – poddawał je pseudonimizacji lub agregacji;
• –nie wprowadzał danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO), danych dotyczących wyroków skazujących (art. 10 RODO) ani informacji objętych tajemnicą zawodową;
• –zapoznał się z warunkami przetwarzania danych obowiązującymi u dostawcy Platformy AI i zawarł z nim wymaganą dokumentację.

6. Relacja z dostawcą Platformy AI

6.1. Produkt uruchamiany jest przez Klienta na Platformie AI (Claude) dostarczanej przez Anthropic PBC – podmiot niezależny od Administratora.

6.2. Administrator nie jest stroną umowy pomiędzy Klientem a Anthropic PBC, nie pośredniczy w jej zawarciu, nie odsprzedaje dostępu do Platformy AI i nie przekazuje temu podmiotowi żadnych danych Klienta.

6.3. Dane wprowadzane przez Klienta do Agenta przekazywane są do Anthropic PBC bezpośrednio przez Klienta, w ramach łączącego te podmioty stosunku prawnego. Zasady przetwarzania, okresy przechowywania, lokalizacja przetwarzania oraz podstawy transferu danych poza Europejski Obszar Gospodarczy określane są przez Anthropic PBC w dokumentach dostępnych dla Klienta u tego dostawcy.

6.4. Administrator nie składa oświadczeń ani zapewnień co do sposobu przetwarzania danych przez Anthropic PBC i nie ponosi za nie odpowiedzialności. Weryfikacja tych warunków oraz zawarcie z dostawcą wymaganej dokumentacji powierzenia należy do Klienta jako administratora danych.

7. Odbiorcy danych

7.1. Podmioty przetwarzające dane w imieniu Administratora (art. 28 RODO)

Administrator powierza przetwarzanie danych następującym podmiotom, na podstawie umów powierzenia:

• –Vercel Inc. (USA) – utrzymanie Strony i jej infrastruktury; Strona serwowana jest z węzłów brzegowych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego;
• –Neon Inc. (USA) – dostawca bazy danych, w której przechowywane są rekordy Zamówień i zgłoszeń wraz z wynikiem rozmów oraz utrwalone oświadczenia i zgody składane przy zakupie (pkt 3.1 i 3.8); dane przetwarzane w centrum danych w Stanach Zjednoczonych (region AWS us-east-1);
• –Create, Inc. (USA), operator platformy Anything – platforma, na której utrzymywany jest kod Strony i za pośrednictwem której Administrator zarządza bazą danych, o której mowa powyżej;
• –Cloudflare, Inc. (USA) – przechowywanie plików Pakietu, w tym egzemplarzy przygotowanych dla poszczególnych Zamówień, oraz udostępnianie ich do pobrania za pośrednictwem indywidualnych, czasowo ważnych linków (usługa Cloudflare R2);
• –Resend, Inc. (USA) – wysyłka wiadomości transakcyjnych z adresu no-reply@headtrip.pl, w szczególności wiadomości z potwierdzeniem Zamówienia i linkiem do pobrania Pakietu, a po uruchomieniu newslettera także wysyłka informacji handlowych do osób, które wyraziły na to zgodę;
• –Google Ireland Ltd. (Google Workspace, Irlandia) – obsługa służbowych adresów e-mail Administratora, w tym korespondencji z Użytkownikami i Klientami oraz wsparcia, o którym mowa w Regulaminie, a także kalendarza Google i wideokonferencji Google Meet, za pośrednictwem których odbywają się Rozmowy o dopasowaniu i Sesje wdrożeniowe;
• –Cal.com, Inc. (USA) – narzędzie do rezerwacji terminów Rozmów o dopasowaniu i Sesji wdrożeniowych oraz wysyłka potwierdzeń i przypomnień o spotkaniach; dane przetwarzane w Stanach Zjednoczonych;
• –Google Ireland Ltd. (Google Analytics, Irlandia) – analiza ruchu na Stronie; wyłącznie po wyrażeniu zgody;
• –Microsoft Ireland Operations Ltd. (Microsoft Clarity, Irlandia) – analiza sposobu korzystania ze Strony: nagrania przebiegu wizyt oraz mapy kliknięć i przewijania; wyłącznie po wyrażeniu zgody na cookies analityczne (pkt 11.3); treść wpisywana w pola formularzy jest maskowana i nie trafia do dostawcy; dane przechowywane w chmurze Microsoft Azure, z możliwością przekazania do Microsoft Corporation (USA) na zasadach pkt 13;
• –iFirma S.A. (Polska) – obsługa księgowa i wystawianie dokumentów sprzedaży, w tym faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

7.2. Współadministrowanie – narzędzia reklamowe

7.2.1. Administrator korzysta z narzędzi reklamowych, w ramach których dane są zbierane wspólnie z ich dostawcami. W zakresie czynności zbierania danych za pośrednictwem tych narzędzi i przekazywania ich dostawcy Administrator oraz dostawca występują jako współadministratorzy w rozumieniu art. 26 RODO:

• –Meta Platforms Ireland Ltd. – piksel Meta, pomiar skuteczności reklam, atrybucja konwersji, remarketing i tworzenie grup odbiorców oraz interfejs konwersji po stronie serwera (Conversions API, pkt 3.9);
• –Google Ireland Ltd. – Google Ads, pomiar konwersji, remarketing i tworzenie grup odbiorców.

7.2.2. Zasadnicza treść uzgodnień (art. 26 ust. 2 RODO). Podział obowiązków pomiędzy Administratorem a dostawcą narzędzia przedstawia się następująco:

7.2.3. Niezależnie od powyższego podziału, osoba, której dane dotyczą, może wykonywać swoje prawa wobec każdego ze współadministratorów (art. 26 ust. 3 RODO). Żądanie skierowane do Administratora, które dotyczy danych znajdujących się wyłącznie po stronie dostawcy, zostanie przekazane wraz z informacją dla osoby zgłaszającej.

7.2.4. Dopasowywanie zaawansowane (Advanced Matching) i interfejs konwersji po stronie serwera. Administrator korzysta z tych funkcji w zakresie opisanym w pkt 3.9 i 11.4. Wskazane dane identyfikacyjne Użytkownika (w szczególności adres e-mail) mogą być przekazywane dostawcy narzędzia wyłącznie po uzyskaniu zgody i wyłącznie w postaci skrótu kryptograficznego (hash) obliczanego przed wysłaniem. Administrator nie przekazuje w ten sposób danych szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 RODO ani danych, których przekazywanie dostawca wyklucza w swoich warunkach.

7.3. Odrębni administratorzy danych

Poniższe podmioty przetwarzają dane we własnym imieniu i na własną odpowiedzialność, na podstawie własnych polityk prywatności:

• –Stripe Payments Europe Ltd. (Irlandia) – operator płatności; przetwarza dane transakcyjne jako odrębny administrator w zakresie realizacji płatności, zapobiegania oszustwom i wypełniania własnych obowiązków prawnych;
• –kancelarie prawne, doradcy podatkowi i inni doradcy Administratora – w zakresie niezbędnym do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, związani tajemnicą zawodową lub umową o poufności;
• –operatorzy pocztowi i kurierzy – w przypadku korespondencji tradycyjnej.

7.4. Organy publiczne

Dane mogą zostać udostępnione organom publicznym, gdy istnieje prawny obowiązek ich udostępnienia (np. organom podatkowym, organom ścigania, sądom) na podstawie odrębnej podstawy prawnej. Zgodnie z art. 4 pkt 9 RODO organy publiczne otrzymujące dane w ramach konkretnego postępowania nie są uznawane za odbiorców.

7.5. Czego nie robimy

• –nie sprzedajemy danych osobowych;
• –nie udostępniamy danych w celach marketingowych podmiotom trzecim bez wyraźnej zgody;
• –nie przekazujemy nikomu danych wprowadzanych przez Klienta do Agenta – ponieważ ich nie posiadamy (pkt 2.2).

Aktualna lista odbiorców danych jest dostępna na żądanie, pod adresem e-mail wskazanym w pkt 1.2.

8. Okres przechowywania danych

Po upływie powyższych okresów dane są usuwane albo anonimizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługują następujące prawa wynikające z RODO:

• –prawo dostępu do danych (art. 15 RODO);
• –prawo do sprostowania (art. 16 RODO);
• –prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO), z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w art. 17 ust. 3 RODO, w szczególności obowiązków podatkowych i konieczności obrony roszczeń;
• –prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
• –prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO);
• –prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO);
• –prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem (art. 7 ust. 3 RODO);
• –prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (art. 77 RODO) – w Polsce: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl.

W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem wskazanym w pkt 1.2. Administrator odpowiada bez zbędnej zwłoki, w terminie 1 miesiąca od otrzymania żądania, z możliwością przedłużenia o kolejne 2 miesiące w przypadku żądań złożonych (art. 12 ust. 3 RODO).

W zakresie narzędzi reklamowych, o których mowa w pkt 7.2, prawa można wykonywać zarówno wobec Administratora, jak i wobec dostawcy narzędzia.

Żądania dotyczące danych znajdujących się w środowisku Klienta (pkt 2.2 i 5) należy kierować bezpośrednio do Klienta jako administratora tych danych. Administrator nie ma technicznej możliwości ich realizacji i przekaże taką informację osobie zgłaszającej.

10. Bezpieczeństwo danych

10.1. Administrator stosuje, odpowiednio do aktualnego sposobu działania Strony i rzeczywiście wykorzystywanych systemów, środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka i kategorii przetwarzanych danych, w szczególności:

• –szyfrowanie połączeń (HTTPS / TLS);
• –kontrolę dostępu ograniczoną do osób upoważnionych;
• –uwierzytelnianie wieloskładnikowe w kluczowych systemach;
• –regularne aktualizacje oprogramowania;
• –regularne kopie zapasowe;
• –polityki haseł i zasady nadawania uprawnień;
• –zobowiązania do zachowania poufności dla osób mających dostęp do danych.

10.2. Zakres ryzyka jest istotnie ograniczony konstrukcją Produktu. Administrator co do zasady nie przechowuje danych gospodarczych Klientów ani danych ich klientów, w związku z czym zakres potencjalnego naruszenia po stronie Administratora jest znacząco węższy niż w przypadku usług przetwarzających takie dane.

10.3. W razie stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych Administrator zgłosi je organowi nadzorczemu bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 72 godzin od stwierdzenia naruszenia (art. 33 RODO), a jeżeli naruszenie może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności – poinformuje również osoby, których dane dotyczą (art. 34 RODO).

10.4. Ze względu na publiczny charakter sieci internet Administrator nie może zagwarantować pełnego bezpieczeństwa danych w trakcie ich transmisji.

11. Pliki cookies i technologie pokrewne

11.1. Strona korzysta z plików cookies i technologii pokrewnych zgodnie z art. 399 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej oraz z RODO. Przechowywanie informacji w urządzeniu końcowym Użytkownika lub uzyskiwanie do niej dostępu wymaga uprzedniego poinformowania oraz zgody Użytkownika, z wyjątkiem przypadków wskazanych w pkt 11.2 i 11.2a.

11.2. Cookies niezbędne (nie wymagają zgody). Konieczne do prawidłowego funkcjonowania Strony, obsługi sesji, realizacji Zamówienia i zapewnienia bezpieczeństwa. Podstawa: wyjątek przewidziany w art. 399 PKE dla informacji niezbędnych do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika końcowego.

11.2a. Kalendarz rezerwacji i identyfikator zgłoszenia. Na stronie rozmowy, po wysłaniu formularza kwalifikacji, ładowany jest kalendarz dostawcy narzędzia do rezerwacji (Cal.com). Kalendarz może zapisywać w urządzeniu informacje niezbędne do jego działania i bezpieczeństwa; według deklaracji dostawcy nie stosuje on reklamowych plików cookies podmiotów trzecich. Identyfikator zgłoszenia, także przekazany w indywidualnym linku do Zamówienia, jest przechowywany w pamięci sesji przeglądarki do zamknięcia karty, wyłącznie w celu powiązania odpowiedzi z rezerwacją i Zamówieniem, o które Użytkownik prosi. Podstawa: wyjątek przewidziany w art. 399 PKE dla informacji niezbędnych do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika końcowego.

11.3. Cookies analityczne (wymagają zgody). Wykorzystywane do analizy ruchu i optymalizacji Strony. Dostawcy: Google Analytics (Google Ireland Ltd.) oraz Microsoft Clarity (Microsoft Ireland Operations Ltd.), który po zgodzie zapisuje przebieg wizyty (ruchy kursora, kliknięcia, przewijanie, wyświetlone elementy Strony) i tworzy z nich nagrania oraz mapy kliknięć. Treść wpisywana w pola formularzy jest maskowana i nie trafia do dostawcy. Microsoft Clarity respektuje decyzje z bannera: przy braku zgody nie jest uruchamiany. Jeżeli Użytkownik wyrazi także zgodę marketingową (pkt 11.4), dostawca może wykorzystywać dane z Clarity w usługach reklamowych Microsoft na zasadach własnej polityki prywatności. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 399 PKE.

11.4. Cookies i technologie marketingowe (wymagają zgody). Wykorzystywane do pomiaru skuteczności reklam, atrybucji konwersji, remarketingu oraz tworzenia grup odbiorców. Dostawcy: Google Ireland Ltd. (Google Ads) oraz Meta Platforms Ireland Ltd. (piksel Meta i Conversions API). Po zgodzie marketingowej tag piksela zapisuje w przeglądarce plik cookie ht_vid z losowym, pseudonimowym identyfikatorem odwiedzającego (ważny 13 miesięcy), przekazywany do Meta wyłącznie jako skrót SHA-256 (pkt 3.9); cofnięcie zgody usuwa ten plik. Zasady współadministrowania określa pkt 7.2. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 399 PKE.

11.5. Kolejność uruchamiania. Technologie opisane w pkt 11.3 i 11.4 nie są uruchamiane przed uzyskaniem zgody. Do momentu udzielenia zgody Strona stosuje wyłącznie cookies niezbędne, a narzędzia analityczne i reklamowe pozostają wyłączone, w tym w zakresie wysyłania jakichkolwiek zdarzeń do ich dostawców.

11.6. Sposób udzielania zgody. Przy pierwszej wizycie wyświetlany jest banner, w którym można zaakceptować wszystkie kategorie, odrzucić wszystkie poza niezbędnymi albo wybrać kategorie selektywnie. Odmowa wymaga nie więcej kliknięć niż akceptacja. Kontynuowanie przeglądania, przewijanie ani zamknięcie bannera nie stanowi udzielenia zgody.

11.7. Wycofanie zgody. Zgodę można wycofać lub zmienić w każdej chwili poprzez link „Ustawienia prywatności" dostępny w stopce Strony albo poprzez zmianę ustawień przeglądarki. Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem.

11.8. Rejestr zgód. Administrator rejestruje fakt, zakres, datę i sposób wyrażenia oraz wycofania zgody, w celu wykazania zgodności z art. 7 ust. 1 RODO. Okres przechowywania wskazano w pkt 8.

11.9. Statystyki własne bez plików cookies. Niezależnie od decyzji w bannerze Strona przekazuje na własny serwer Administratora zdarzenia techniczne (wyświetlenie strony, dotarcie do sekcji, kliknięcie przycisku, rozpoczęcie i wysłanie formularza kwalifikacji, wyświetlenie kalendarza i rezerwacja, przejście do płatności i zakup, odtwarzanie filmu) wraz z parametrami kampanii z adresu URL, typem urządzenia (telefon lub komputer) i adresem podstrony. Zdarzenia nie zawierają identyfikatora zgłoszenia ani odpowiedzi z formularza. Nie są przy tym zapisywane ani odczytywane żadne informacje w urządzeniu Użytkownika, nie jest tworzony identyfikator Użytkownika, a dane nie są przekazywane podmiotom trzecim. Adres IP jest wykorzystywany wyłącznie doraźnie do ochrony przed nadużyciami i nie jest zapisywany. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na pomiarze skuteczności własnej Strony). Dane są przechowywane przez 12 miesięcy.

12. Newsletter i komunikacja marketingowa

12.1. Jeżeli Użytkownik wyrazi zgodę przez zaznaczenie odpowiedniego pola, będzie otrzymywać informacje o aktualizacjach i nowościach Headtrip, zgodnie z treścią zaznaczonej zgody. Przesyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną odbywa się na podstawie zgody, zgodnie z przepisami ustawy Prawo komunikacji elektronicznej.

12.2. Z newslettera można wypisać się w każdej chwili, korzystając z linku w wiadomości albo kontaktując się z Administratorem.

12.3. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem ani na realizację złożonych Zamówień.

12.4. Fakt udzielenia zgody Administrator utrwala wraz z pełną treścią zgody, jej wersją, znacznikiem czasu, adresem IP oraz identyfikatorem Zamówienia, w celu wykazania jej udzielenia. Adres e-mail trafia na listę wysyłkową dopiero po potwierdzeniu płatności za Zamówienie, przy którym zgoda została wyrażona.

13. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

13.1. Część odbiorców danych wskazanych w pkt 7 ma siedzibę lub przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w Stanach Zjednoczonych. Dotyczy to w szczególności:

• –Neon Inc. – baza danych z rekordami Zamówień oraz utrwalonymi oświadczeniami i zgodami (region AWS us-east-1);
• –Create, Inc. – platforma, za pośrednictwem której zarządzana jest powyższa baza danych;
• –Cloudflare, Inc. – przechowywanie i udostępnianie plików Pakietu;
• –Resend, Inc. – wysyłka wiadomości transakcyjnych i, po uruchomieniu, newslettera;
• –Vercel Inc. – utrzymanie Strony;
• –Cal.com, Inc. – rezerwacja terminów Rozmów o dopasowaniu i Sesji wdrożeniowych;
• –Stripe – dane transakcyjne, jako odrębny administrator (pkt 7.3).

13.2. Ponadto część podmiotów z siedzibą w EOG korzysta z infrastruktury lub podmiotów powiązanych zlokalizowanych w Stanach Zjednoczonych. Dotyczy to w szczególności narzędzi analitycznych i reklamowych (Google Analytics, Microsoft Clarity, Google Ads, piksel Meta) oraz poczty elektronicznej (Google Workspace). Transfery, o których mowa w pkt 13.1 i 13.2, odbywają się na podstawie:

• –decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework), jeżeli odbiorca do niego przystąpił, albo
• –standardowych klauzul umownych przyjętych Decyzją wykonawczą Komisji (UE) 2021/914.

13.3. Administrator zachowuje kopie zawartych umów powierzenia, uzgodnień o współadministrowaniu i standardowych klauzul umownych na potrzeby dokumentacji RODO. Kopię odpowiednich zabezpieczeń można uzyskać kontaktując się z Administratorem.

13.4. Transfer danych Klienta do Anthropic PBC (USA) odbywa się poza relacją z Administratorem, bezpośrednio pomiędzy Klientem a tym dostawcą (pkt 6). Podstawę tego transferu oraz stosowane zabezpieczenia określa dokumentacja dostawcy Platformy AI, dostępna dla Klienta.

14. Przekształcenia organizacyjne Administratora

14.1. W przypadku przekształcenia, połączenia, podziału albo zbycia przedsiębiorstwa Administratora lub jego zorganizowanej części obejmującej Produkt, dane osobowe mogą zostać przekazane następcy prawnemu lub nabywcy, który stanie się nowym administratorem danych.

14.2. Podstawą prawną przekazania jest:

• –art. 6 ust. 1 lit. b RODO – w zakresie danych niezbędnych do dalszego wykonywania zawartych umów, w tym obsługi Licencji;
• –art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w pozostałym zakresie, przy czym prawnie uzasadnionym interesem Administratora i jego następcy prawnego jest zapewnienie ciągłości działalności gospodarczej.

14.3. O planowanej zmianie administratora Klienci zostaną poinformowani z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem pocztą elektroniczną oraz komunikatem na Stronie. Wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie przysługuje prawo sprzeciwu (art. 21 RODO), które nie jest ograniczone terminem. W razie uwzględnienia sprzeciwu dane zostaną usunięte w zakresie, w jakim nie istnieje inna podstawa ich przetwarzania, w szczególności obowiązek prawny lub konieczność ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.

14.4. Nowy administrator zobowiązany jest do przetwarzania danych zgodnie z RODO, na zasadach nie mniej korzystnych niż określone w niniejszej Polityce, oraz do realizacji obowiązków informacyjnych wynikających z art. 13 i 14 RODO.

15. Udostępnianie danych w ramach due diligence

15.1. W przypadku rozmów z potencjalnymi inwestorami, partnerami strategicznymi lub nabywcami przedsiębiorstwa Administratora udostępniane są co do zasady wyłącznie zanonimizowane dane statystyczne dotyczące działalności, takie jak liczba transakcji, średnia wartość zamówienia, wskaźniki konwersji i zagregowane wskaźniki finansowe. Dane zanonimizowane nie stanowią danych osobowych.

15.2. Wyjątkowo, jeżeli jest to niezbędne do przeprowadzenia badania (np. weryfikacja tytułu prawnego do umów), udostępniane mogą być dane pozwalające na identyfikację Klientów – w minimalnym niezbędnym zakresie, po uprzedniej pseudonimizacji tam, gdzie jest to możliwe, oraz wyłącznie na podstawie umowy o zachowaniu poufności zawartej z odbiorcą. Dane takie pozostają danymi osobowymi i podlegają ochronie na zasadach określonych w RODO.

15.3. Podstawą prawną udostępnienia, o którym mowa w pkt 15.2, jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na rozwoju działalności gospodarczej, w tym pozyskiwaniu finansowania (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Przysługuje wobec niego prawo sprzeciwu (art. 21 RODO).

16. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

16.1. Administrator nie podejmuje wobec Użytkowników i Klientów decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały (art. 22 RODO). Formularz kwalifikacji nie służy zautomatyzowanej ocenie Użytkownika: każda osoba, która go wypełni, może zarezerwować rozmowę, a Wariant rekomenduje człowiek.

16.2. Narzędzia reklamowe opisane w pkt 7.2 mogą obejmować profilowanie na potrzeby marketingowe, prowadzone wyłącznie na podstawie zgody. Profilowanie to nie wywołuje wobec Użytkownika skutków prawnych ani nie wpływa na niego w podobnie istotny sposób; służy dopasowaniu treści reklamowych. Zgodę można wycofać w każdej chwili zgodnie z pkt 11.7.

16.3. Działanie Agenta w środowisku Klienta nie stanowi zautomatyzowanego podejmowania decyzji przez Administratora, ponieważ Administrator nie uczestniczy w tym procesie i nie ma do niego dostępu. Ocena, czy zastosowanie Agenta przez Klienta stanowi zautomatyzowane podejmowanie decyzji wobec osób trzecich, należy do Klienta jako administratora danych.

17. Zmiany Polityki Prywatności

17.1. Administrator może aktualizować niniejszą Politykę w razie: zmiany przepisów prawa, zmiany zakresu lub sposobu świadczenia usług, zmiany technologii wykorzystywanych do przetwarzania danych albo zmiany odbiorców danych.

17.2. Aktualna wersja Polityki wraz z numerem i datą obowiązywania jest zawsze dostępna na Stronie. Administrator archiwizuje wersje wcześniejsze i udostępnia je na żądanie.

18. Kontakt

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz realizacji praw wynikających z RODO:

Niezależnie od kontaktu z Administratorem przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego: